W działalności każdego przedsiębiorstwa pojawia się moment, w którym należy zdecydować się na wprowadzenie częściowej automatyzacji działań. Jak zrobić to skutecznie? Jakie narzędzia mogą okazać się pomocne przy optymalizowaniu pracy w firmie?
Optymalizacja w firmie – jaki jest jej cel?
Głównym zadaniem optymalizacji jest oszczędność czasu i upraszczanie procedur, związanych z działalnością firmy. Optymalizacji może wymagać właściwie każdy element przedsiębiorstwa: system i organizacja pracy, system sprzedaży, metody kontaktu z klientem, wydatki itp. Nie istnieje jedna, skuteczne metoda optymalizacji. Nie ma też idealnego momentu, w którym należy ją wprowadzić (w dowolnym zakresie). Czynnikiem decydującym mogą być piętrzące się trudności w zarządzaniu. Brak odpowiedniej koordynacji działań, opóźnienia z wysyłką produktów, problemy z płynnością finansową – to wybrane sytuacje, wymagające dogłębnej analizy i ewentualnego wprowadzenia optymalizacji. Zmiany można wprowadzać w wybranym elemencie struktury przedsiębiorstwa lub całościowo (najlepiej z fachową pomocą doradcy finansowego lub doświadczonego menedżera).
Metody optymalizacji
Wybór metody optymalizacji zależy od charakteru działalności i problemów, z jakimi boryka się dana firma. Przykładowo – optymalizacji może wymagać jedynie zarządzenie magazynem lub system płatności. Przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu kompletnych rozwiązań, mających w całościowy sposób usprawnić działanie firmy, warto zastanowić się m.in. nad:
- wprowadzeniem przejrzystego podziału obowiązków,
- inwestycją w oprogramowanie – czyli podjęciem decyzji o automatyzacji części działań,
- wdrożeniem jednolitych procedur,
- wdrożeniem systemu informatycznego, dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy,
- nadzorem nad czasem pracy – zwiększeniem kontroli lub zakupem rejestratora czasu pracy, niezbędnym przy ewidencji czasu pracy,
- zatrudnieniem menedżera – czyli przeniesieniem przynajmniej części obowiązków na doświadczonego fachowca.
Skutki poprawnie wprowadzonej optymalizacji powinny być widoczne przede wszystkim w skali miesięcznych wydatków i przychodów firmowych. Ujednolicenie procedur czy korzystanie z rejestratorów czasu pracy może mieć wpływ na zwiększenie wydajności. Inwestycja w nowoczesne systemy informatyczne to z kolei ogromna oszczędność czasu.
Automatyzacja pracy – narzędzia i niezbędne pomoce
Współczesna firma nie może uniknąć automatyzacji przynajmniej części wykonywanych działań. Pomoc jest szczególnie potrzebna w przypadku powtarzalnych, monotonnych działań takich jak np. wysyłka maili, wystawianie faktur, tworzenie raportów i zestawień. Nowoczesne oprogramowanie pomoże przede wszystkim w zarządzaniu sprzedażą (systemy CRM, platformy e-commerce) i prowadzeniu dokumentacji finansowej (oprogramowanie do księgowości, programy do wystawiania faktur, programy do prowadzenia magazynu). Coraz większą popularnością cieszą się także rejestratory czasu pracy i systemy kontroli dostępu.
Automatyzacja nie zastąpi umiejętności pracownika, z pewnością pomoże jednak w zwiększeniu płynności działań i nawiązaniu szybkiego kontaktu z klientem.
Comments are disabled.