Wewnętrze procesy biznesowe i organizacyjne w przedsiębiorstwach opierają się kilkunastu istotnych fundamentach. Jednym z najważniejszych są pracownicy firmy – ich doświadczenie, wiedza oraz umiejętności. Firmy nie tylko dbają o ich rozwój, ale także… przechowują bardzo wiele danych o nich!
Jakie typu dane o pracownikach są przechowywane w firmach?
Zdecydowanie najwięcej informacji na temat pracowników gromadzi się w związku z wymogami dotyczącymi ich zatrudnienia. Są to m. in. dane przesyłane do ZUS, urzędu skarbowego czy instytucji pracy. Wysokość składek, podatki wynikające z otrzymywanego wynagrodzenia, sprawozdania z realizacji projektu i wiele innych – wszystkie te informacje prędzej czy później trafiają do odpowiednich organów Państwa. Pracownicy bardzo często nie mają pojęcia np. o dokładnych kosztach pracodawcy, które są ponoszone z tytułu umów o pracę.
Oprócz danych, które przedsiębiorcy muszą wysyłać, gdyż wymaga tego od nich prawo, pojawiają się także takie, które wynikają ze sprawowanej funkcji. Wystarczy wymienić tutaj np. firmowy mail, dokładne imię i nazwisko lub numer telefonu. Informacje te bardzo często trafią do różnorakich baz, które zbierane są przez inne podmioty gospodarcze. Takie działanie przyczynia się m. in. do tego, że pracownicy otrzymują np. oferty udziału w konferencjach branżowych, warsztatach specjalistycznych i kursach.
Wielu przedsiębiorców gromadzi także informacje o postępach pracowników. Tutaj warto wymienić choćby analizy opłacalności, skuteczność prowadzonych działań, a nawet analizy psychologiczne. Są to istotne dane z punktu widzenia działów operacyjnych firmy. Pozwalają właściwie planować i zarządzać potencjałem danej osoby.
A co z danymi, które gromadzą sami pracownicy?
Powyższy problem jest dość częstym przypadkiem, jeżeli chodzi o nieustabilizowane struktury firmowe nierzadko spotykane np. w mikroprzedsiębiorstwach. Firma tego rzędu wielkości charakteryzuje się zazwyczaj niedostatkami organizacyjnymi i logistycznymi, które „odbijają” się na pracownikach. We wczesnej fazie cyklu życia przedsiębiorstwa nie da się uniknąć pewnego chaosu, którego oczywistą częścią są także osoby zatrudniane przez pracodawcę.
Dynamiczny rozwój sprawia, że pracownicy poddani dużym obciążeniom popełniają błędy prowadzące do nieścisłości związanych z archiwizacją, kontrolą i przechowywaniem swoich danych. Najczęściej związane jest to z udostępnianiem informacji aplikacjom, których nie powinno się używać w czasie pracy.
Jednym z największych niebezpieczeństw związanych z przechowywaniem danych przez pracowników na swoich komputerach jest kwestia ich dostępu przez osoby trzecie. Jeżeli pliki nie są zabezpieczone odpowiednimi hasłami dostępowymi istnieje ryzyko, że pojawi się osoba, która będzie potrafiła wykorzystać lukę w zabezpieczeniach i wykraść dane uznawane za wrażliwe. Szczególnie niebezpieczne jest to wtedy, gdy pracownicy przechowują umowy pomiędzy klientami, którymi się zajmują lub dane współpracowników firmy.
W każdym z powyższych wypadków należy zwracać uwagę na kwestie bezpieczeństwa, zabezpieczenia i niszczenia nośników informacji oraz zachowania właściwych schematów postępowania wewnątrz firmy.
Comments are disabled.