Jednym z najistotniejszych dokumentów poświadczających sprzedaż towarów lub usług jest faktura VAT. Służy do dokumentowania konkretnych zdarzeń gospodarczych i stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Zdarza się jednak, że faktura VAT zaginie, ulegnie zniszczeniu, wówczas nie istnieje żaden dowód, który mógłby świadczyć o dokonanej transakcji i uzasadnić odliczenie określonej kwoty podatku. W takich przypadkach z pomocą przychodzi opcja utworzenia duplikatu faktury VAT.
W jakim przypadku można wystawić duplikat faktury VAT?
Okoliczności uzasadniające wystawienie duplikatu faktury VAT określone są przez ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., a ściślej mówiąc przez artykuł 106l. Ustawodawca wskazuje dwie sytuacje, w których wystawienie duplikatu jest zasadne – w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury. Tutaj nie ma znaczenia w jakim miejscu do tego doszło – czy u nabywcy, czy u sprzedawcy. Wystawca bez żądania nabywcy nie ma prawa wystawić duplikatu, w związku z czym to nabywca powinien zawnioskować o wystawienie takiego dokumentu.
Warto pamiętać, iż ustawa nie określa formy w jakiej taki wniosek powinien wpłynąć, wobec tego może mieć formę ustną lub pisemną.
Kto wystawia duplikat faktury VAT?
Wystawia go podatnik lub upoważniona przez niego osoba trzecia. W przypadku samofakturowania, kiedy to nabywca sam wystawia faktury VAT, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury to on wystawia duplikat. Podatnik w takim przypadku, gdy faktura zaginie u niego, może zawnioskować u nabywcy o wystawienie duplikatu faktury VAT (zobacz więcej: https://faktoria.pl/porada/duplikat-faktury).
Na koniec, organy egzekucyjne lub komornik mają prawo do wystawienia ponownie faktury w imieniu i na rzecz dłużnika, na wniosek nabywcy lub dłużnika.
Cechy duplikatu faktury VAT
Duplikat musi zawierać identyczne dane, co zaginiona bądź zniszczona pierwotna faktura VAT, znajdująca się w posiadaniu podatnika, nabywcy lub dłużnika. Musi być również opatrzony opisem „DUPLIKAT” i datą wystawienia. Duplikat posiada moc prawną równą fakturze pierwotnej, gdyż w taki sam sposób dokumentuje zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego i stanowi podstawę odliczenia podatku naliczonego.
Kopia duplikatu powinna być przechowywana w dokumentach sprzedawcy. Zasady przechowywania i udostępniania duplikatów do kontroli skarbowej nie różnią się od tych dotyczących faktur i korekt.
Termin wystawienia duplikatu
Termin wystawienia duplikatu nie jest regulowany przez przepisy. Prawdopodobnie najrozsądniej w tym przypadku jest orientować się na zapisy z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT dotyczącego terminu wystawienia faktury VAT.
Termin odliczenia VAT z duplikatu faktury
Przepisy nie wskazują w sposób szczególny w jakim terminie należy odliczyć VAT z otrzymanego duplikatu faktury, w związku z czym należy stosować się do zasad ogólnych, a zatem dokonać odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym u podatnika powstał obowiązek podatkowy, lecz nie wcześniej niż przed otrzymaniem dokumentu.