W każdej firmie jest bardzo dużo dokumentów. Stosy papierów piętrzą się przez cały czas, a ich zorganizowanie może być prawdziwym wyzwaniem. Z tego powodu można już spotkać osoby, które zawodowo zajmują się porządkowaniem biur i dokumentacji. Warto, więc zastanowić się jak przechowywać dokumenty, by każdy z nich miał swoje miejsce?
Teczki
Podstawą w utrzymywaniu porządku jest układanie wszystkich dokumentów w teczkach. Najlepiej by były one podpisane lub miały różne kolory, które można dobrać do poszczególnych tematów. Dzięki temu można bardzo szybko odnaleźć właściwe dokumenty. W przypadku niektórych dokumentów można skorzystać też z dedykowanych rozwiązań. Ich przykładem mogą być teczki do akt osobowych. Są one przeznaczone do tego, by umieszczać w nich wszystkie papiery związane z jedną, konkretną osobą. Teczki powinno układać się alfabetycznie. Wtedy znalezienie tej potrzebnej zajmuje mało czasu. To bardzo dobra praktyka, która jest wykorzystywana właściwie na całym świecie. Teczki można układać alfabetycznie również w kartonach albo specjalnych szufladach. Ostatnie rozwiązanie najlepiej sprawdza się w dużych firmach i archiwach, które dysponują miejscem na duże szafy. Pojedyncze teczki można też schować do zwykłej szuflady lub nosić w torebce. Są lekkie i praktyczne. Mają też standardowy rozmiar – a4, który pomieści wszystkie dokumenty wydrukowane na zwykłej drukarce. To bardzo praktyczne rozwiązanie, które przy okazji należy też do najtańszych możliwości. Stąd też jest często wybierane.
Segregatory
Niektóre dokumenty można też chować do segregatorów. Minusem tego rozwiązania jest fakt, że każdą kartkę należy najpierw przedziurkować. Rodzi to ryzyko, że niektóre dziurki zostaną wykonane niepoprawnie. To znaczy, że będą krzywe lub za blisko krawędzi i kartka się urwie. Ważne jest też to, że nie wszystkie dokumenty możemy dziurawić. Można je chować do foliowych koszulek, ale zajmują one dodatkowe miejsce i nie są przyjazne dla środowiska. Plusem segregatorów jest za to to, że można przeglądać dokumenty bez wyciągania ich. Po prostu przerzuca się kartki jak w książce lub zeszycie. Drugą zaletą jest to, że można ułożyć je na półce, co daje dobre wrażenia estetyczne. Tym bardziej że są one dostępne w wielu wariantach kolorystycznych. Na grzbietach można też zmieścić opis zawartości.
Kartony do archiwizacji
Dobrym rozwiązaniem są też kartony do archiwizacji. Najlepiej się jednak sprawdzają do przechowywania w nich dokumentacji, która nie jest zbyt często przeglądana. W kartonach ciężko zachować porządek pojedynczych dokumentów, ale można umieścić w nich np. teczki do akt osobowych. Wystarczy je zapełnić, a później ułożyć w kartonie. Ten z kolei można schować i poczekać aż minie okres niezbędnego przechowywania dokumentów. Zazwyczaj wynosi on od 5 do 10 lat. Później dokumenty można zniszczyć w bezpieczny sposób, który nie grozi ujawnieniem wrażliwych danych osobowych.