Podpisując umowę o pracę, pracownik dokładnie wie, ile godzin będzie pracował. Pracodawca musi kontrolować, czy warunki umowy są spełniane, co oznacza, iż musi prowadzić ewidencję czasu pracy, która jest podstawą do sporządzania rozliczeń finansowych. Jak to się robi? Lepszy jest dokument papierowy czy program komputerowy?
Kto musi prowadzić kartę ewidencji czasu pracy?
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Osobno należy określić pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Nie ma określonego wzoru takiej karty, ale musi ona dokładnie określać, przez jaki czas pracownik faktycznie wykonywał pracę w poszczególnych dobach. Należy do niej dołączyć wnioski o udzielanie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, a także wnioski o urlop czy zwolnienia lekarskie pracownika.
Kiedy nie prowadzi się ewidencji czasu pracy?
Ewidencji czasu pracy nie prowadzi się dla pracowników, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy. W ich przypadku podstawą obliczania wynagrodzenia nie są przepracowane godziny, a rozliczenie się z wypełniania zleconych przez pracodawcę zadań. W takim przypadku po prostu uwzględnia się dni, w których pracownik nie wykonywał pracy, gdyż miał urlop lub był chory. Nie prowadzi się także ewidencji pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Czy można korzystać z programu zastępującego ewidencję czasu pracowników?
Można korzystać z programu kadrowo-płacowego, który obejmuje także ewidencję czasu pracy.
Takie programy służą do szybkiej i łatwej rejestracji czasu pracy pracowników, wykonywanych zadań, rozliczania delegacji, urlopów oraz nadgodzin. Dobrej jakości programy na bieżąco informują przełożonych o obecności pracowników na miejscu, gdyż każda zatrudniona osoba ma własne konto, na którym samodzielnie dokonuje rejestracji czasu pracy w dozwolonym zakresie i zgodnie z kodeksem pracy. Program przygotowuje szczegółowe raporty czasu pracy, urlopów, nadgodzin, delegacji i obecności. Pracownicy mogą rejestrować swój czas pracy na jednym, wydzielonym do tego celu komputerze lub logować się na swoje konta poprzez sieć, z własnych komputerów, co w dużym stopniu ułatwia przebieg informacji, zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej.
Brak realizacji obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracownika może skończyć się nałożeniem kary grzywny na pracodawcę. Zadbajmy o poprawność tworzenia plików, a pracę uprości i przyspieszy odpowiedni program płacowo-kadrowy.