Praca biurowa rządzi się swoimi prawami i choć w każdym miejscu różni się wieloma szczegółami, to ma sporo wspólnych mianowników. Jak się okazuje, istnieją akcesoria, które będą przydatne w biurze rachunkowym, biurze podróży, biurze obsługi klienta, w każdym sekretariacie i w każdej recepcji. O jakich akcesoriach mowa?

Notesy, kalendarze i spółka

Każdy pracownik biurowy nie wyobraża sobie wykonywania codziennych obowiązkach bez notesu, kalendarza czy etykiet samoprzylepnych. Lista codziennych spraw do załatwienia jest zazwyczaj bardzo długa, a tego rodzaju akcesoria są absolutnie niezbędne w każdym biurze. Notes idealnie sprawdza się podczas zebrania firmowego czy rozmowy z klientem, dzięki temu prostemu przedmiotowi będziemy mieć wgląd do najistotniejszych informacji związanych z konkretnym zadaniem. Kalendarz, choć wydaje się nieco przestarzałym narzędziem pracy wciąż jest nieocenioną pomocą w pracy biurowej.

Dzięki niemu z wyprzedzeniem można zaplanować poszczególne obowiązki: spotkania, raporty, odpowiedzi na zapytania czy reklamacje. Bardzo cenione są również etykiety samoprzylepne, ponieważ zazwyczaj przypominają o najistotniejszych sprawach do załatwienia. W codziennym natłoku obowiązków wiele zadań może nam najzwyczajniej w świecie umknąć, a niewielkich rozmiarów etykiety samoprzylepne skutecznie nam o nich przypomną. Umieszczone na służbowym komputerze, biurku czy kalendarzu są nieocenioną pomocą w rzetelnym wykonywaniu obowiązków.

Nieocenione w codziennej pracy

Jak już wspomnieliśmy na początku, praca biurowa wiąże się z wieloma codziennymi zadaniami, dlatego pracownicy biurowi najbardziej cenią akcesoria, które pozwalają odpowiednio zaplanować obowiązki. Tablice magnetyczne, tablice korkowe czy etykiety samoprzylepne to wyjątkowo pomocne narzędzia w codziennej pracy.

Wydają się niepozorne, jednak to właśnie informacja na tablicy w biurze czy niewielka etykieta samoprzylepna umieszczona na naszym biurku pomoże uniknąć wielu problemów z klientami, współpracownikami czy przełożonymi. Istotna informacja zapisana na niewielkiej kartce, przyklejona w widocznym miejscu może zaważyć na relacjach z klientem czy naszej opinii w firmie.

Jeśli jednak najważniejsze zadania do wykonania w danym dniu czy kluczowe ustalenia w sprawie projektu umieścimy na tablicy czy etykiecie samoprzylepnej możemy wiele zyskać w oczach kontrahentów czy szefa. Warto zatem pamiętać o zapisywaniu istotnych spraw w kalendarzu, notesie, na tablicy czy właśnie na etykiecie samoprzylepnej, aby ułatwić sobie codzienną pracę, zyskać opinię profesjonalnego pracownika i rzetelnie wywiązywać się z powierzonych zadań. Niepozorne akcesoria okazują się niezastąpione w pracy, nawet w dobie ogromnego postępu technologicznego. Okazuje się, że wciąż sprawdzają kalendarze, notesy, tablice czy etykiety samoprzylepne i są cenione nie tylko przez doświadczonych pracowników, dlatego warto docenić rolę niepozornych przedmiotów w codziennej pracy.

Niezależnie od rodzaju i charakteru prowadzonej firmy, przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania dokumentów księgowych oraz prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz zakupów towarów i usług. Jest to potrzebne do prawidłowych rozliczeń z Urzędem Skarbowym i innymi organami państwowymi. Istotną sprawą dla każdego przedsiębiorcy jest więc zadbanie o posiadanie odpowiedniego programu, który ułatwi wystawianie faktur oraz wykonywanie innych operacji o charakterze księgowo-rachunkowym.

W dzisiejszych czasach wystawianie faktur i rachunków nie jest trudną i czasochłonną czynnością. Wystarczy zainwestować w dobry program do faktur VAT umożliwiający samodzielne prowadzenie firmowej księgowości bez konieczności zatrudniania biur rachunkowych lub etatowych księgowych. Innymi słowy, można zapewnić sobie spore oszczędności w związku z prowadzoną przez siebie firmą. W Internecie dostępnych jest sporo ciekawych programów do faktur VAT, które działają on-line bez konieczności instalowania na komputerze.

Komu potrzebny jest program do faktur VAT?

Zwykle programy do samodzielnego wystawiania faktur VAT, prowadzenia ewidencji i wykonywania innych operacji księgowych, są stosowane przez małych i mikroprzedsiębiorców. Programy takie nie tylko eliminują konieczność zatrudniania księgowych, ale również znacznie usprawniają pracę firmy i ograniczają formalności oraz papierologię do minimum. Wysokiej jakości program do faktur VAT jest bardzo popularnym typem aplikacji wspomagającej prowadzenie przedsiębiorstwa (taki jak tutaj: https://reset2.pl/oferta/standard/r2faktury). Nowoczesne aplikacje on-line są aktualizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami podatkowymi i zawsze dokonują dokładnych obliczeń bez błędów matematycznych, które mogłyby się pojawić, gdyby obliczenia były wykonywane przez człowieka. Programy takie są więc idealne dla mniejszych firm, którym zależy na oszczędności i funkcjonalności.

Jak przetestować program bez płacenia?

Okazuje się, że wiele programów do wystawiania dokumentów księgowych jest dostępnych za darmo lub za niską cenę. Praktycznie każdy program do faktur VAT dostępny w Internecie, może być testowany za darmo. Zwykle wystarczy się tylko zarejestrować na stronie z programem. Czasami konieczne jest podanie danych karty płatniczej. Często podczas rejestracji, dostępna jest opcja darmowego testowania przez 30 dni lub inny okres ustalony przez producenta programu. Nikt nie powinien więc mieć problemów z przetestowaniem programu za darmo i wykupieniem subskrypcji w późniejszym okresie lub ze zrezygnowaniem z zakupu, jeśli testowany program nie spełnia oczekiwań użytkownika.

Na co warto zwracać uwagę podczas testowania programu

Testując program do faktur VAT, warto zwrócić uwagę czy posiada on wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia firmowej księgowości. Warto też sprawdzić czy jego obsługa jest łatwa i intuicyjna. Ważne są również metody zabezpieczania wprowadzonych i wygenerowanych dokumentów oraz dostęp do pomocy technicznej lub pomocy dedykowanego księgowego. Warto w pełni wykorzystać okres testowy, aby upewnić się na 100%, że dany program będzie spełniać konkretne oczekiwania i pomoże w prowadzeniu firmy wykonującej określony rodzaj działalności.

Podobno, aktualny rynek jest rynkiem pracownika – brakuje rąk do pracy. Jednakże, firmy mają ogromny problem ze znalezieniem wykwalifikowanych menadżerów. Co zrobić, by się lepiej wyróżniać, na tle innych kandydatów? Odpowiedź jest prosta – studia MBA! Sprawdźmy, na czym polegają te studia i co należy zrobić, by uzyskać ten elitarny certyfikat.

Jak ma się koszt MBA do jakości nauki?

MBA to jedne z najdroższych dostępnych studiów. Ich średni koszt to ponad 20 tysięcy. Dla wielu osób są to ogromne pieniądze. Oczywiście, istnieją oferty wielokrotnie tańsze. Możemy znaleźć uczelnie, na których zdobycie tytułu MBA będzie kosztowało nas jedynie 3-5 tysięcy złotych. Decyzja odnośnie wyboru danego programu powinna zależeć od kilku czynników. Pierwszym jest jakość oferowanych wykładów. Powinno się to sprawdzić wśród absolwentów danego programu. Można ich łatwo znaleźć w Internecie, na przykład, na najróżniejszych forach i portalach branżowych. Kolejną sprawą jest kadra wykładowców. Studia MBA ze znanymi wykładowcami będą znacznie droższe. Prawda jest taka, że wcale nie potrzebujemy tych “znanych i lubianych”, by wykorzystać ten czas w stu procentach. Wielu wykładowców posiada ogromną wiedzę, jednak nie czuje większej potrzeby do nagłaśniania swoich osiągnięć.

Jaki jest program nauczania i ile trwa?

Studia MBA to ogromna ilość wiedzy. Na tyle ogromna, że samo MBA zostało podzielone już na różne programy, na przykład: EMBA, CEMBA, WUM MBA. To, jaki wybierzemy, zależy od naszych kwalifikacji oraz tego, w jakiej branży pracujemy. Najczęściej, dotyczą one menedżerów, marketingowców, osób zarządzających finansami, produkcją dóbr oraz zarządzających firmami usługowymi. Dodatkowo, poruszane są tam kwestie związane z planowaniem i zarządzaniem strategicznym, zarówno w kraju, jak i na świecie.

Jakie są wymagania?

Jeżeli chcemy rozpocząć studia MBA, musimy spełnić kilka warunków. Przede wszystkim, trzeba mieć ukończoną uczelnię wyższą. Jest to jedno z najczęściej pojawiających się wymagań. Oprócz tego, w wielu miejscach wymaga się, by kandydaci posiadali odpowiednio duże doświadczenie zawodowe. W przypadku bardzo prestiżowych studiów MBA w Szkole Głównej Handlowej, potencjalny kandydat musi mieć udokumentowane przynajmniej 4 lata doświadczenia zawodowego. Ostatnim, często pojawiającym się wymogiem, jest dobra znajomość języka angielskiego. Wiele wykładów może być prowadzonych w języku angielskim albo, przynajmniej, wykorzystywać dużą ilość branżowych pojęć anglojęzycznych.

Co zyskamy po ukończeniu studiów MBA, oprócz dyplomu?

Studia MBA  to doskonały sposób na powiększenie swoich kwalifikacji oraz zdobycie nowych umiejętności. Oprócz tego, jest to też świetna okazja do poznania wielu, wartościowych osób. W dzisiejszym świecie, każdy z nas jest zmuszony do posiadania rozbudowanej “siatki kontaktów”. Właśnie dlatego, należy wykorzystać czas spędzony na studiach MBA, by poznać jak najwięcej osób związanych z naszą branżą.

Niszczenie dokumentów jest koniecznością, a jeśli nie będziemy tego robić, zatoniemy w wielkiej ilości plików. W firmach każdego dnia produkuje się kolejne. Kiedy i w jaki sposób je zniszczyć? Co zrobić z zalegającymi w domu rachunkami, fakturami, dokumentami czy potwierdzeniami zapłaty. Jak niszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów firmowych

Większość dokumentów firmowych trzeba archiwizować, a dokładne zasady określają przepisy, które wyznaczają czas, przez jaki należy zachować pliki różnych kategorii. Konieczne jest jednak niszczenie dokumentów aplikacyjnych po zakończonym procesie rekrutacji. Osoba, która wysłała nam list motywacyjny i CV wyraziła zgodę tylko na to, by jego czy jej dane były przetwarzane jedynie w celu rekrutacyjnym. CV i list motywacyjny możemy przechować tylko i wyłącznie wtedy, jeśli wiemy, że w przyszłości będziemy szukać pracownika na podobne stanowisko i dana osoba mogłaby się o nie ubiegać. Niszczeniem dokumentów tego typu trzeba się zająć tuż po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Zniszczenie musi być nieodwołalne, co oznacza, że dokument trzeba zniszczyć w specjalnej niszczarce. Da nam to pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych kandydatów. Jeśli CV i list motywacyjny były przesłane drogą elektroniczną, również należy je usunąć z pamięci elektronicznej. Dokumenty tego typu lepiej zapisać na zewnętrznym nośniku danych, by nie został po nich ślad na twardym dysku. Ewentualna kradzież danych wynikająca z naszego niedopatrzenia będzie nas obciążała.

Niszczenie dokumentów zalegających w domowych szufladach

W każdym mieszkaniu są szuflady czy szafki, w których składuje się dokumenty. Część z nich trzeba zachować, ale pozostałe można wyrzucić. Dokumenty skarbowe musimy trzymać przez pięć pełnych lat, a liczymy od końca roku, którego dotyczy rozliczenie. Koniecznie posegregujmy i zostawmy kopie rozliczenia podatkowego PIT, rachunki i faktury, na podstawie których skorzystaliśmy z ulg, jeśli takowe istnieją. Warto także zostawić paragony i faktury za zakupiony towar o większej wartości, na przykład sprzęt RTV i AGD, ale również buty czy ubrania. Niszczenie dokumentów gwarancyjnych nie jest rozsądne. Pamiętajmy , że gwarancja jest ważna tylko z potwierdzeniem zakupu, więc podepnijmy do niej rachunek. Ten warto skserować, gdyż tusz, jaki stosuje się w kasach sklepowych szybko się ściera. Przejrzyjmy również umowy na prowadzenie konta w banku, świadczenie usług telekomunikacyjnych czy dostarczanie usług internetowych. Zostawmy je do czasu rezygnacji ze współpracy z tymi firmami. Zastanawiając się nad niszczeniem dokumentów, nie wyrzucajmy polis mieszkaniowych. Umowy kredytowe wraz z aneksami zostawmy do czasu, aż otrzymamy potwierdzenie z banku, że spłaciliśmy zadłużenie. Nie niszczmy i nie wyrzucajmy aktów stanu cywilnego, czyli metryki urodzenia i chrztu, aktu ślubu czy zgonu członków najbliższych członków.

Składowanie dużej liczy papierów z pewnością nie pomaga w utrzymaniu porządku, ale pamiętajmy, że niektóre z nich są ważne i muszę zostać w domowym archiwum. Niszczenie dokumentów w firmie to odpowiedzialne zadanie, a obowiązek jego dopełniania spoczywa na właścicielu firmy.

W działalności każdego przedsiębiorstwa pojawia się moment, w którym należy zdecydować się na wprowadzenie częściowej automatyzacji działań. Jak zrobić to skutecznie? Jakie narzędzia mogą okazać się pomocne przy optymalizowaniu pracy w firmie?

Optymalizacja w firmie – jaki jest jej cel?

Głównym zadaniem optymalizacji jest oszczędność czasu i upraszczanie procedur, związanych z działalnością firmy. Optymalizacji może wymagać właściwie każdy element przedsiębiorstwa: system i organizacja pracy, system sprzedaży, metody kontaktu z klientem, wydatki itp. Nie istnieje jedna, skuteczne metoda optymalizacji. Nie ma też idealnego momentu, w którym należy ją wprowadzić (w dowolnym zakresie). Czynnikiem decydującym mogą być piętrzące się trudności w zarządzaniu. Brak odpowiedniej koordynacji działań, opóźnienia z wysyłką produktów, problemy z płynnością finansową – to wybrane sytuacje, wymagające dogłębnej analizy i ewentualnego wprowadzenia optymalizacji. Zmiany można wprowadzać w wybranym elemencie struktury przedsiębiorstwa lub całościowo (najlepiej z fachową pomocą doradcy finansowego lub doświadczonego menedżera).

Metody optymalizacji

Wybór metody optymalizacji zależy od charakteru działalności i problemów, z jakimi boryka się dana firma. Przykładowo – optymalizacji może wymagać jedynie zarządzenie magazynem lub system płatności. Przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu kompletnych rozwiązań, mających w całościowy sposób usprawnić działanie firmy, warto zastanowić się m.in. nad:

• wprowadzeniem przejrzystego podziału obowiązków,
• inwestycją w oprogramowanie – czyli podjęciem decyzji o automatyzacji części działań,
• wdrożeniem jednolitych procedur,
• wdrożeniem systemu informatycznego, dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy,
• nadzorem nad czasem pracy – zwiększeniem kontroli lub zakupem rejestratora czasu pracy, niezbędnym przy ewidencji czasu pracy,
• zatrudnieniem menedżera – czyli przeniesieniem przynajmniej części obowiązków na doświadczonego fachowca.

Skutki poprawnie wprowadzonej optymalizacji powinny być widoczne przede wszystkim w skali miesięcznych wydatków i przychodów firmowych. Ujednolicenie procedur czy korzystanie z rejestratorów czasu pracy może mieć wpływ na zwiększenie wydajności. Inwestycja w nowoczesne systemy informatyczne to z kolei ogromna oszczędność czasu.

Automatyzacja pracy – narzędzia i niezbędne pomoce

Współczesna firma nie może uniknąć automatyzacji przynajmniej części wykonywanych działań. Pomoc jest szczególnie potrzebna w przypadku powtarzalnych, monotonnych działań takich jak np. wysyłka maili, wystawianie faktur, tworzenie raportów i zestawień. Nowoczesne oprogramowanie pomoże przede wszystkim w zarządzaniu sprzedażą (systemy CRM, platformy e-commerce) i prowadzeniu dokumentacji finansowej (oprogramowanie do księgowości, programy do wystawiania faktur, programy do prowadzenia magazynu). Coraz większą popularnością cieszą się także rejestratory czasu pracy i systemy kontroli dostępu.

Automatyzacja nie zastąpi umiejętności pracownika, z pewnością pomoże jednak w zwiększeniu płynności działań i nawiązaniu szybkiego kontaktu z klientem.

Każdy, kto wyobraża sobie, że bycie szefem firmy wiąże się przede wszystkim z czerpaniem zysków z działalności przedsiębiorstwa oraz różnymi przywilejami, jest w błędzie. Tak naprawdę spoczywa na nim wiele obowiązków, niedopełnienie których może mieć poważne konsekwencje. O jakich sprawach należy pamiętać, kiedy prowadzi się firmę?

Continue reading →

Inwentaryzacja jest działaniem polegającym na wskazaniu składników majątkowych przy pomocy spisu faktycznego wszystkich zasobów rzeczowych i pieniężnych. Inwentaryzację majątku i towarów handlowych można przeprowadzić w bardzo szybki i łatwy sposób przy użyciu odpowiedniego programu do inwentaryzacji.

Continue reading →

Usługi kurierskie uważane są za najszybsze na rynku usług przewozowych. Czas realizacji różni się w zależności od tego, jak daleko od miejsca nadania, znajduje się odbiorca przesyłki. Klienci firm kurierskich poszukują nie tylko szybkich, ale i  tanich wysyłek kurierskich.

Jaki jest czas dostarczania przesyłek?

Czas dostarczenia przesyłek zależy od odległości. Standardowe usługi kurierskie dzielimy na: miejskie – nadanie i dostarczenie przesyłki ma miejsce w granicach tego samego miasta; podmiejskie – kiedy przesyłki dostarczane są na odległość do około 45 km od granic administracyjnych miast; krajowe – usługi świadczone na terenie całego kraju; międzynarodowe – kiedy nadanie i dostarczenie przesyłki następuje w innych krajach.

Standardowy czas dostarczenia przesyłki  miejskiej wynosi od 60 do 180 minut; podmiejskie – 3 do 5 godzin; krajowej – 1 dzień roboczych.  W przypadku usługi międzynarodowej dostarczenie następuje w zależności od kraju docelowego oraz rodzaju transportu (lotniczy, drogowy, kolejowy).

Szybkie wysyłki kurierskie

Ile to będzie kosztowało?

Tanie przesyłki , to zazwyczaj te przewożone na małe odległości (np. miejskie). Najdroższe są przesyłki międzynarodowe, a zwłaszcza dostarczane droga lotniczą. Ceny zależą również od wielkości i wagi przesyłki (tzw. wagi  gabarytowej). Tanie wysyłki kurierskie możliwe są dzięki  brokerom, którzy negocjują ceny z przewoźnikami, a dzięki temu mogą zaproponować niższe ceny usług. Często nie zdajemy sobie sprawy, że przyspieszenie dostawy przesyłki może wiązać się z dodatkowymi opłatami. W przypadku drogowych usług ekspresowych przewoźnicy naliczają ceny dostawy za każdy kilometr (w obydwie strony). Jeśli nie chcemy czekać na paczkę do poniedziałku, to również dodatkowo opłacić trzeba dostarczenie paczki w sobotę lub niedzielę.

Najdroższe jednak są kurierskie wysyłki lotnicze. Z uwagi na szereg opłat lotniskowych, przeładunkowych oraz wysokie ceny paliwa lotniczego, te usługi są ciągle jeszcze najdroższe. Największym ich atutem jest jednak szybkość dostawy. Paczki docierają do krajów Unii Europejskiej nawet następnego dnia po nadaniu.

Jak się okazuje, szybkość dostarczenia przesyłki ma swoją cenę.  Można znaleźć tanie przesyłki kurierskie, ale nie zawsze cena usługi pokrywa się z jej jakością. Najczęściej jednak, najtańsze przesyłki kurierskie dostarczane są w czasie dłuższym, niż określają to standardy. Pocieszające jest, że stale rośnie liczba firm kurierskich i walka o klienta powoduje, że muszą one uatrakcyjniać swoje oferty. Nie można jednak oczekiwać rzeczy niemożliwych do zrealizowania.