Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby wszystkie niezbędne dokumenty były odpowiednio długo przechowywane. W związku z tym trzeba się zorientować które z nich objęte są tym wymogiem. Następnie należy się dowiedzieć przez jaki czas trzeba przetrzymywać dokumenty firmowe.
Jakie dokumenty powinien przechowywać każdy przedsiębiorca?
Istnieje 7 obowiązkowych rodzajów dokumentów, które należy przechowywać, będąc przedsiębiorcą. Po pierwsze jest to Księga Przychodów i Rozchodów. Najlepiej prowadzić ją w wersji elektronicznej, bo jest to bardzo wygodne. Trzeba jednak pamiętać o robieniu wydruków. Zapisuje się w niej przychody oraz koszty ponoszone przez firmę. Na jej podstawie wyliczana jest zaliczka na podatek dochodowy.
Każda firma, która dysponuje środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz wyposażeniem, powinna prowadzić odpowiednie ewidencje i przechowywać dokumenty. W pierwszym i drugim przypadku chodzi o zakupy, których wartość przekracza 3 500 zł. Do wyposażenia zaliczamy przedmioty, które kosztowały więcej niż 1 500 zł i mniej niż 3 500 zł.
Wszystkie transakcje, jakie przeprowadza przedsiębiorstwo, dokumentowane są przy pomocy faktur. Należy je przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to zarówno faktur wystawionych przez firmę, jak również otrzymanych.
W przypadku, gdy przedsiębiorca zalicza do kosztów prowadzenia działalności jakieś wydatki, wówczas powinien dysponować odpowiednią dokumentacją – potwierdzeniami zapłaty, wyciągami bankowymi, potwierdzeniami dokonania przelewu czy paragonami.
Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, wówczas ma obowiązek składać oraz przechowywać wymagane deklaracje. Poza tym wymaga się by prowadził ewidencję zakupów oraz sprzedaży. Ten drugi obowiązek dotyczy również firm, które są zwolnione z płacenia podatku VAT.
Firmy, które używają kasy fiskalnej mają obowiązek prowadzenia raportów, które powinny być potem przechowywane, podobnie jak kopie paragonów oraz książka serwisowa. Jeśli przedsiębiorca jest zwolniony ze stosowania kasy, powinien mieć możliwość udokumentowania tego w dowolnym momencie.
Ostatni rodzaj ważnych dokumentów formowych to umowy z pracownikami, a także akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń i papiery służące do ich przygotowywania.
Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez 5 lat. Liczymy je od końca roku, w którym powinien być zapłacony podatek dochodowy, który ich dotyczy. Natomiast jeśli chodzi o środki, które podlegają amortyzacji, związana z nimi dokumentacja ma być przechowywana jeszcze dłużej. Wspomniane 5 lat liczymy od końca roku, w którym ostatni odpis amortyzacyjny, został wliczony w koszty uzyskania przychodu.
Trzeba pamiętać o tym, że z kolei dokumenty dotyczące każdego z pracowników firmy, powinny pozostać w niej przez 50 lat od momentu wygaśnięcia umowy cywilnoprawnej. Natomiast dokumentacje służącą do sporządzania listy płac przez 5 lat.
Comments are disabled.