Niszczenie dokumentów jest koniecznością, a jeśli nie będziemy tego robić, zatoniemy w wielkiej ilości plików. W firmach każdego dnia produkuje się kolejne. Kiedy i w jaki sposób je zniszczyć? Co zrobić z zalegającymi w domu rachunkami, fakturami, dokumentami czy potwierdzeniami zapłaty. Jak niszczyć dokumenty?
Niszczenie dokumentów firmowych
Większość dokumentów firmowych trzeba archiwizować, a dokładne zasady określają przepisy, które wyznaczają czas, przez jaki należy zachować pliki różnych kategorii. Konieczne jest jednak niszczenie dokumentów aplikacyjnych po zakończonym procesie rekrutacji. Osoba, która wysłała nam list motywacyjny i CV wyraziła zgodę tylko na to, by jego czy jej dane były przetwarzane jedynie w celu rekrutacyjnym. CV i list motywacyjny możemy przechować tylko i wyłącznie wtedy, jeśli wiemy, że w przyszłości będziemy szukać pracownika na podobne stanowisko i dana osoba mogłaby się o nie ubiegać. Niszczeniem dokumentów tego typu trzeba się zająć tuż po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Zniszczenie musi być nieodwołalne, co oznacza, że dokument trzeba zniszczyć w specjalnej niszczarce. Da nam to pewność, że nikt nie odczyta danych osobowych kandydatów. Jeśli CV i list motywacyjny były przesłane drogą elektroniczną, również należy je usunąć z pamięci elektronicznej. Dokumenty tego typu lepiej zapisać na zewnętrznym nośniku danych, by nie został po nich ślad na twardym dysku. Ewentualna kradzież danych wynikająca z naszego niedopatrzenia będzie nas obciążała.
Niszczenie dokumentów zalegających w domowych szufladach
W każdym mieszkaniu są szuflady czy szafki, w których składuje się dokumenty. Część z nich trzeba zachować, ale pozostałe można wyrzucić. Dokumenty skarbowe musimy trzymać przez pięć pełnych lat, a liczymy od końca roku, którego dotyczy rozliczenie. Koniecznie posegregujmy i zostawmy kopie rozliczenia podatkowego PIT, rachunki i faktury, na podstawie których skorzystaliśmy z ulg, jeśli takowe istnieją. Warto także zostawić paragony i faktury za zakupiony towar o większej wartości, na przykład sprzęt RTV i AGD, ale również buty czy ubrania. Niszczenie dokumentów gwarancyjnych nie jest rozsądne. Pamiętajmy , że gwarancja jest ważna tylko z potwierdzeniem zakupu, więc podepnijmy do niej rachunek. Ten warto skserować, gdyż tusz, jaki stosuje się w kasach sklepowych szybko się ściera. Przejrzyjmy również umowy na prowadzenie konta w banku, świadczenie usług telekomunikacyjnych czy dostarczanie usług internetowych. Zostawmy je do czasu rezygnacji ze współpracy z tymi firmami. Zastanawiając się nad niszczeniem dokumentów, nie wyrzucajmy polis mieszkaniowych. Umowy kredytowe wraz z aneksami zostawmy do czasu, aż otrzymamy potwierdzenie z banku, że spłaciliśmy zadłużenie. Nie niszczmy i nie wyrzucajmy aktów stanu cywilnego, czyli metryki urodzenia i chrztu, aktu ślubu czy zgonu członków najbliższych członków.
Składowanie dużej liczy papierów z pewnością nie pomaga w utrzymaniu porządku, ale pamiętajmy, że niektóre z nich są ważne i muszę zostać w domowym archiwum. Niszczenie dokumentów w firmie to odpowiedzialne zadanie, a obowiązek jego dopełniania spoczywa na właścicielu firmy.
Comments are disabled.